Työyhteisöviestintä

Työyhteisö viestii, jotta se olisi olemassa

Virallisen viestinnän tulee olla kunnossa. Siihen palaamme myöhemmin. Ensin puhumme epävirallisesta viestinnästä. Yhteisöä ei synny ilman jotain sellaista, joka tekee ihmisistä yhteisön. Tarvitaan yhteistä kulttuuria ja yhteisyyden tunnetta. Se syntyy kuulumisia vaihtamalla ja työyhteisön ulkopuolisia asioita jakamalla, kissavideoita unohtamatta! Se on spontaania, horisontaalista kanssakäymistä, joka villinä ja läpinäkyvänä tarjoaa valtavan mahdollisuuden. Epävirallinen työyhteisöviestintä luo empatiaa ja luottamusta, pitää kanavat auki, mikä helpottaa yhteydenottoa esimerkiksi kriisitilanteissa, edesauttaa oppimista ja innovatiivisuutta, murtaa siiloja ja raja-aitoja sekä luo tunnelmaa, työhyvinvointia ja identiteettiä. Lisäksi se edistää yhteisten viestintäkanavien käyttöä, myös niiden virallisten. Epävirallista viestintää kannattaa siis ehdottomasti tukea.

Työpaikoilla, jossa ihmiset ovat fyysisesti samoissa tiloissa, epämuodollista viestintää syntyy luonnostaan kahvihuoneissa ja käytävillä. Välitteisessä vuorovaikutuksessa epävirallisen viestinnän käynnistäminen ja vaaliminen vaatii kuitenkin huomiota, tahtoa ja tekoja, kuten yhteisiä virtuaalikahvitaukoja.

Johdon tehtävä on luoda mahdollisuudet

Vaikka jokainen työyhteisön jäsen on viestijä omissa tehtävissään, varsinaiset viestintävastuut ja viestinnän organisointi on johdon määriteltävä. Vastuu riittävästä, avoimesta ja ajallisesti viivyttelemättömästä työyhteisöviestinnästä rakentuu keskustelulle ja vuorovaikutukselle, johon kaikkien työyhteisön jäsenten odotetaan osallistuvan. Esihenkilöt johtavat viestintää siinä missä muutakin työtä. Johdon ja esihenkilöiden rooli on merkittävä organisaation suunnan, luottamuksen, motivaation, sitoutumisen, luovuuden ja omaa organisaatiota koskevien mielikuvien syntymisessä. Johdon ja henkilöstön välisessä vuorovaikutuksessa voidaan puhua myös vaikutelmien johtamisesta (impression management), sisäisestä PR- ja julkisuustyöstä.

Onnistunut työyhteisöviestintä vaatii suunnitelmallisuutta, toimivia käytäntöjä ja niistä kiinni pitämistä, kouluttamista ja tukemista, mittaamista ja seuraamista. Me koulutamme ja sparraamme johtoa, esihenkilöitä ja tiimejä kehittämään työyhteisön viestintää ja vuorovaikutusta.

Tässä muutamia on muutamia keskeisiä asioita virallisessa työyhteisöviestinnässä:

• Selkeys ja läpinäkyvyys: Työyhteisöviestinnän tulisi olla selkeää ja avointa. Työntekijöillä tulisi olla helppo pääsy tärkeisiin tietoihin, ja heidän tulisi ymmärtää organisaation tavoitteet ja päätökset.
• Vuorovaikutteinen viestintä: Työyhteisöviestinnän ei pitäisi olla yksisuuntaista, vaan siihen tulisi sisältyä vuoropuhelua ja mahdollisuus antaa palautetta. Työntekijöiden mielipiteiden kuunteleminen ja niiden huomioiminen on tärkeää.
• Sisäiset viestintäkanavat: Organisaation tulisi tarjota monipuoliset sisäiset viestintäkanavat, kuten intranet, sähköposti, sisäiset some-foorumit ja säännölliset kokoukset, joiden avulla työntekijät voivat pysyä ajan tasalla ja viestiä keskenään.
• Koulutus ja valmennus: Työntekijöiden tulisi saada koulutusta ja valmennusta viestintätaidoissa. Tämä auttaa parantamaan viestinnän laatua ja vähentämään mahdollisia väärinkäsityksiä.
• Kulttuuri ja arvot: Työyhteisöviestinnän tulisi tukea organisaation kulttuuria ja arvoja. Se voi auttaa vahvistamaan yhteisön yhtenäisyyttä ja sitoutumista yhteisiin päämääriin.
• Johdon sitoutuminen: Organisaation johdon tulee olla aktiivisesti mukana työyhteisöviestinnässä ja näyttää esimerkkiä. Johdon sitoutuminen vahvistaa viestinnän merkitystä ja uskottavuutta.
• Strateginen suunnittelu: Työyhteisöviestintä tulisi sisällyttää organisaation strategiseen suunnitteluun. Se voi auttaa varmistamaan, että viestintä tukee organisaation pitkän aikavälin tavoitteita.
• Mittaus ja arviointi: Kehittämisen kannalta on tärkeää mitata työyhteisöviestinnän tehokkuutta ja arvioida sen vaikutusta organisaation tuloksiin. Tämä auttaa tunnistamaan parannusmahdollisuuksia ja tekemään tarvittavia muutoksia.
• Teknologia ja digitalisaatio: Hyödynnä teknologiaa ja digitalisaatiota työyhteisöviestinnässä. Digitaaliset työkalut voivat tehostaa viestintää ja helpottaa tiedon jakamista organisaatiossa.
• Sisäiset tapahtumat ja yhteisöllisyys: Järjestä sisäisiä tapahtumia ja aktiviteetteja, jotka edistävät yhteisöllisyyttä ja parantavat työyhteisön henkeä. Näiden avulla työntekijät voivat luoda vahvoja suhteita ja tuntea kuuluvansa osaksi organisaatiota.

Oleellista työyhteisöviestinnässä on jatkuva kehittäminen ja mukautuminen organisaation tarpeisiin. Tärkeää on myös kuunnella työntekijöiden palautetta ja olla valmis tekemään muutoksia parantamisen varmistamiseksi. Hyvä työyhteisöviestintä luo perustan avoimelle ja tehokkaalle organisaatiokulttuurille.

Ota yhteyttä